Cloud-Buchhaltung im Vergleich

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Wer ein eigenes Unternehmen gründet, wird recht bald mit dem Thema der Buchhaltung konfrontiert werden. Viele Gründer wollen mit diesem Themenkomplex eher wenig zu tun haben, und daher mag es komfortabel erscheinen, die gesamte Buchhaltung auszulagern, z. B. an ein Steuerberaterbüro. Nachteilig sind hierbei jedoch die hohen Kosten und die Tatsache, dass du keinen direkten Überblick über deine Geschäftszahlen hast. Du würdest gewissermaßen die Hoheit über deine fundamentalen Geschäftsdaten aus der Hand geben.

Mittlerweile gibt es jedoch eine ganze Reihe an Weblösungen, die es dir ermöglichen, die Buchhaltung weitestgehend selbst zu erledigen, ohne dass großes Fachwissen nötig ist. Wenn du bilanzierungspflichtig bist (z. B. bei GmbH, AG), wirst du aber zusätzlich noch einen Steuerberater benötigen; denn insbesondere Jahresabschlussarbeiten sind zu komplex, um sie mit einer der Cloud-Buchhaltungen selbst durchzuführen. Der Steuerberater übernimmt dann aber nicht die gesamte Buchhaltung, sondern nur die kniffligen Teile, was einiges an Kosten einspart.

In diesem Artikel wollen wir einige dieser Cloud-Buchhaltungsprogramme etwas näher beleuchten.

Fundamentale Nachteile bei Cloud-Lösungen

Bevor wir nun detaillierter auf Cloud-Buchhaltungssoftware eingehen, sei noch angemerkt, dass es natürlich auch Desktop-Lösungen für die Buchhaltung gibt, z. B. als Windows-Software. Cloud-Lösungen bieten jedoch viele Vorteile: Keine Installation notwendig, von jedem Gerät abrufbar, Datensicherungen inklusive, etc.

Allerdings gibt es auch zwei Nachteile, die wir hier kurz erläutern möchten:

Erstens hast du bei Cloud-Buchhaltungsprogrammen keine wirkliche Undo-Funktion. Machst du also einen Fehler, kann es relativ schwierig sein, ihn zu korrigieren. Ein solcher Fehler kann relativ leicht auftreten: Wenn du z. B. manuell einen Bankauszug importierst, der das falsche Format hat, kann es durchaus passieren, dass dann in der Cloud-Buchhaltung lauter unsinnige Kontenbewegungen sind, die du dann nicht mehr löschen kannst. Bei einem Desktop-Programm könntest du hingegen einfach ein älteres Backup einspielen, um den Fehler zu beheben.

Zweitens trittst du bei einer Cloud-Lösung in die Abhängigkeit eines externen Anbieters. Sollten dessen Server down sein, kannst du nicht arbeiten; geht der Anbieter pleite, musst du deine Daten umziehen.

Gerade für Existenzgründer dürften aber trotzdem die Vorteile einer Cloud-Lösung überwiegen: Der gewonnene Komfort ist meist größer als die eher theoretischen Risiken.

Kurzeindrücke zu einigen Cloudlösungen

Hier möchten wir dir nun einige Kurzeindrücke zu den bekannteren Cloud-Buchhaltungsprogrammen liefern. Bitte beachte, dass dies keine tiefgehenden Testberichte sind. Hinzu kommt, dass die Plattformen sich kontinuierlich weiterentwickeln und einige der Negativpunkte mittlerweile behoben sein könnten.

Es liegt also an dir, die Produkte selbst zu testen und deinen Favoriten zu finden.

Lexoffice

Lexoffice stammt von der Firma Lexware, die für Unternehmenssoftware bekannt ist, z. B. die Windows-Anwendung „Lexware Buchhaltung“. Dementsprechend merkt man auch, dass hier viel Buchhaltungs-Know-How mit eingeflossen ist. Die Nutzeroberfläche wirkt zwar etwas altbacken, aber der Funktionsumfang ist groß.

Positiv:

  • 151 Kategorien für Ausgaben und 51 Kategorien für Einnahmen. So ist eine sehr genaue Aufgliederung möglich.
  • Es gibt eine Buchungsübersicht, die in etwa dem Buchungsjournal (für die Buchhalter unter euch) entspricht. So kann man direkt sehen, welche Buchungskonten belastet wurden.
  • Es gibt eine Kontenübersicht, in der man die Bestände aller Buchungskonten direkt sehen kann.
  • Hinter dem Produkt steht die erfolgreiche Firma Lexware. Es ist also unwahrscheinlich, dass das Produkt in Zukunft eingestellt wird.

Negativ:

  • In der Kategorienauswahl stehen zwar die Namen der Buchungskonten, aber nicht die entsprechende Kontonummer nach SKR03 oder SKR04.
  • Wenn man die Online-Banking-Funktion nicht verwendet, sondern Zahlungen manuell einträgt, geht das Programm davon aus, dass ein Gesellschafter die Rechnung privat bezahlt hat, was nicht unbedingt korrekt ist. (Wenn du die Online-Banking-Funktion benutzt, fällt dieses Problem weg)

sevDesk

SevDesk ist ein Produkt eines noch recht jungen, aber schnell expandierenden Unternehmens. SevDesk bietet eine Menge Features, moderne Benutzeroberfläche und wird auch zügig weiterentwickelt.

Positiv:

  • Schreibt man eine Rechnung und wählt einen Kunden aus, bietet er an, die zuletzt an diesen Kunden gerichtete Rechnung als Vorlage zu benutzen
  • Eigene Buchungskonten können angelegt werden
  • Beim Buchen von Bewirtungskosten erscheint ein eigenes Eingabefeld für eventuell vergebenes Trinkgeld und die gesamten Bewirtungskosten werden auch übersichtlich in steuerlich abziehbare und nicht abziehbare Bestandteile getrennt. (Bewirtungskosten steuerlich korrekt zu verbuchen ist nicht ganz einfach, daher ist ein solcher Assistent sehr hilfreich)
  • Kann Darlehensaufnahme abbilden

Negativ:

  • Nur 1 Benutzer (jeder Extra-Benutzer kostet 4,99€ monatlich)
  • Die Zuordnung von Zahlungen zu Belegen ist nicht intuitiv. Wir konnten einem Geldeingang von 120€ beispielsweise mehrere Rechnungen mit einer Gesamthöhe deutlich über 120€ zuweisen. Das Programm zeigte aber „Offener Betrag 0€“ an, obwohl dieser ja längst hätte negativ sein müssen.
  • Anlagegüter können nicht ausgebucht werden; ein Verkauf des Anlageguts lässt sich also nicht ohne Weiteres abbilden.

Debitoor

Debitoor wirkt etwas minimalistischer als die beiden vorigen Anbieter, ist dafür aber noch ein Stück übersichtlicher.

Positiv:

  • Gute Kategoriensuche: Gibt man z. B. „Macbook“ ein, schlägt er die korrekte Kategorie „Hardware“ vor.
  • Seite reagiert schnell

Negativ:

  • Starke Limitierungen in den günstigeren Tarifen
    • nur 1 Benutzer (3 Benutzer erst ab 24€ monatlich)
    • nur 100 Einnahmen/Ausgaben pro Jahr im kleinsten Tarif
    • Online-Banking erst ab dem 12€ pro Monat Tarif
  • Wählt man für eine Ausgabe die Kategorie „Hardware (über 1000€)“, kann man trotzdem einen Geldbetrag unter 1000€ eintragen. Hier wäre eine zusätzliche Prüfung nicht schlecht, um Nutzerfehler auszuschließen.

papierkram.de

Der Fokus von Papierkram liegt vor allem auf Freelancern, die ihre Arbeitszeit stundenweise verkaufen. Dafür steht eine integrierte Projektverwaltung und Time-Tracking zur Verfügung.

Als einziges Tool bietet Papierkram einen komplett kostenlosen Basis-Account, der allerdings relativ eingeschränkt ist.

Positiv:

  • kann die Umsatzsteuer-ID eines Kunden direkt prüfen (viele Unternehmer vergessen diese Prüfung, was bei einer ungültigen ID später zu Ärger mit dem Finanzamt führen kann)
  • für jede Ausgaben-Kategorie wird auch eine hilfreiche Beschreibung angezeigt

Negativ:

  • Programm nutzt immer den Kontenrahmen SKR03; SKR04 ist nicht möglich (nur relevant, wenn du oder dein Steuerberater den SKR04 bevorzugt)
  • Weist man einer Rechnung eine zu hohe Zahlung zu, warnt einen das Programm zwar; aber diese Warnung kann man einfach wegklicken und hat damit quasi Geld verschwinden lassen.

Kontolino

Kontolino sticht in diesem Kurzvergleich ein wenig heraus. Es ist das einzige Programm, das wirklich wie ein richtiges Buchführungsprogramm bedient wird. Man hat also die volle Freiheit der doppelten Buchführung.

Großer Nachteil jedoch ist, dass einige Funktionen in Kontolino komplett fehlen: Rechnungen schreiben, Zahlungsverkehr, offene Posten. Daher ist Kontolino für die meisten Gründer nicht wirklich geeignet, die ein All-in-One-Paket suchen.

Allerdings stehen einige dieser Features auf der Roadmap und sollen demnächst eingeführt werden.

Positiv:

  • doppelte Buchführung
  • viele Buchungsvorlagen für typische Vorfälle
  • mächtige Anlagenverwaltung
  • Belegverwaltung

Negativ:

  • kann keine Rechnungen erzeugen
  • kein Banking
  • Seite reagiert eher langsam
  • keine Splittbuchungen

FastBill

FastBill fällt erstmal durch ein sehr auffälliges Design auf, das nicht jedermanns Geschmack sein dürfte. Ansonsten sind aber alle wichtigen Funktionen vorhanden.

Das besondere an FastBill ist der Premium-Tarif, bei dem dir von FastBill ein Steuerberater zugeordnet wird, der Umsatzsteuervoranmeldung und Jahresabschluss übernimmt. Das ist also quasi eine Rundum-Sorglos-Lösung, wenn du mit Steuern so wenig wie möglich zu tun haben willst.

Positiv:

  • Seiten laden sehr schnell
  • Rechnungen können kommentiert werden

Negativ:

  • Das Design ist gewöhnungsbedürftig
  • In Rechnungen wird immer eine leere Spalte für die Artikelnummer ausgegeben, selbst wenn man gar keine Artikelnummer verwendet hat.
  • Es gibt nur ~33 Kategorien für Ausgaben (Lexoffice bietet 151)

Billomat

Billomat ist laut eigenen Angaben seit 12 Jahren am Markt. Trotzdem hinkt das Programm unserer Meinung nach den meisten Wettbewerbern hinterher, sowohl beim Design als auch bei der Funktionalität.

Aktuell befindet sich Billomat in einem Redesign, sodass man die alte und die neue Oberfläche benutzen kann, was zusätzliche Verwirrung stiftet, da nicht alle Funktionen im neuen Design vorhanden sind.

Positiv:

  • Seite reagiert relativ zügig

Negativ:

  • starke Einschränkungen bei den günstigeren Tarifen:
    • nur 1 Benutzer (3 Benutzer erst ab dem Tarif für 29,99€ monatlich)
    • nur 30 Dokumente pro Monat im Tarif für 8,99€ monatlich (unbegrenzt erst ab 29,99€ monatlich)
  • Das User-Interface ist weder hübsch noch übersichtlich
  • Für Bilanzierer ein Problem: Beim DATEV-Export werden alle Aufwendungen standardmäßig auf dasselbe Konto gebucht (siehe https://idee.billomat.com/ideas/BILL-I-670). Eine gute Zusammenarbeit mit einem Steuerberater erscheint so kaum möglich. Einziger Ausweg ist es, für jede einzelne Buchung das DATEV-Konto manuell einzugeben, was gerade für Anfänger sehr nervig und fehleranfällig sein dürfte.
  • Die Kategoriensuche (um Ein-/Ausgaben einzuordnen) ist eine einfache Textsuche und erkennt keine Synonyme. Gibt man also z. B. „Laptop“ ein, findet er gar keine passende Kategorie.

Checkliste zur Auswahl einer Cloud-Buchhaltung

Du solltest dich bei der Auswahl eines Produkts aber nicht zu sehr auf unsere Einschätzungen verlassen, sondern am besten die Produkte selbst testen. Die meisten Anbieter bieten nämlich eine kostenlose Testphase an. Dabei gibt es jedoch für erstmalige Gründer ein kleines Problem: Wie willst du die Anbieter vergleichen, wenn du noch nie aktiv die Buchhaltung für ein Unternehmen ausgeführt hast und damit auch nicht weißt, welche Funktionen besonders relevant sein könnten?

Um dir hierbei ein wenig zu helfen, haben wir hier eine unvollständige Liste mit einzelnen Punkten erstellt, die für dich relevant sein könnten.

Allgemeines

  • Wie viele Nutzer-Konten sind im Tarif enthalten? (Damit alle Mitgründer und Mitarbeiter sich separat einloggen und Belege hochladen können)
  • Gibt es einen kostenlosen Zugang für den Steuerberater? (Falls nicht, müsstest du einen normalen Nutzer-Account für den Steuerberater verwenden)
  • Gibt es eine eigene Handy-App, mit der sich z. B. Belege direkt hochladen lassen?

Rechnungen

  • Kann man fremdsprachige Rechnungen ausgeben?
  • Lässt sich das Design der Rechnung an eigene Bedürfnisse anpassen? (Falls du nur Unternehmenskunden und keine Privatkunden hast, dürfte dies weniger wichtig sein)
  • Lassen sich erstellte Rechnungen direkt aus dem Programm heraus per Mail versenden? Oder per Post?
  • Wird bei Rechnungsstellung an einen Kunden im EU-Ausland automatisch ein Steuersatz von 0% angeboten und der Reverse-Charge-Hinweis in die Rechnung eingebaut? (Hierfür ist es oftmals erforderlich, die Umsatzsteuer-ID des Kunden vorher einzugeben, damit Programme diese Funktion anbieten)

Buchungen / Belege

  • Wird ein Standardkontenrahmen wie SKR03 oder SKR04 benutzt? (Das vereinfacht die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater)
  • Gibt es für Ausgaben eine ausreichende Zahl an verschiedenen Buchungskategorien? (Ausgaben müssen kategorisiert werden, da nicht alle Ausgaben steuerlich gleich behandelt werden)
  • Können aus hochgeladenen Belegen automatisch die wichtigsten Informationen per Texterkennung extrahiert werden?
  • Werden alle Belege automatisch nach den Grundlagen der GoBD archiviert?
  • Gibt es ein Buchungsjournal? (Eher für Buchhaltungsprofis relevant)
  • Lässt sich eine Darlehensaufnahme verbuchen? (Geht unseres Wissens aktuell mit fast keinem Online-Programm, dürfte aber aber auch nur für wenige Gründer relevant sein. Solche Darlehens-Buchungen kann aber notfalls auch der Steuerberater nachträglich einfügen)
  • Lassen sich Lohn & Gehaltszahlungen verbuchen? (Manche Programme haben hierfür Spezialfunktionen, die den Vorgang vereinfachen)

Anlagen

Hinweis: Anlagegüter sind Güter, die dauerhaft dem Geschäftsbetrieb dienen, z. B. Laptop, Auto, Grundstück, Gebäude, Maschinen, etc. Für Anlagegüter gelten steuerliche Besonderheiten (Abschreibung), sodass sie vom Buchhaltungsprogramm explizit unterstützt werden müssen.

  • Lassen sich Anlagegüter verwalten und abschreiben?
  • Weist das Programm beim Eintragen einer Ausgabe über 800€ automatisch darauf hin, dass die Ausgabe eventuell als Anlage aufzunehmen ist?
  • Sind „nachträgliche Anschaffungskosten“ umsetzbar? Das ist z. B. relevant, wenn ein Laptop gekauft wird und nach 6 Monaten der Arbeitsspeicher erweitert wird.

Zahlungsverkehr

  • Können Umsätze von Bankkonten direkt eingelesen werden?
  • Wird deine bevorzugte Bank auch unterstützt? Werden Anbieter wie Paypal unterstützt?
  • Können Überweisungen für Eingangsrechnungen direkt aus dem Programm heraus angestoßen werden?
  • Gibt es eine Übersicht aller offenen Posten?
  • Kann das Programm offene Posten automatisch mit Zahlungen abgleichen?
  • Kann die Zuordnung von Zahlungen zu Belegen auch nachträglich wieder aufgehoben werden? (Falls falsch zugeordnet wurde)
  • Wie geht das Programm damit um, wenn ein Kunde zu wenig bzw. zu viel bezahlt hat? Kann man mehrere Zahlungen einer Rechnung zuordnen? Und kann man einer Zahlung mehrere Rechnungen zuordnen (z. B. wenn ein Kunde mehrere Rechnungen mit einer Zahlung begleicht)?

Import & Export

Gerade für die Zusammenarbeit mit einem Steuerberater ist der Daten-Export wichtig. Daten-Import wiederum kann hilfreich sein, wenn du von einer anderen Software wechselst und deine bestehenden Kunden bzw. Lieferanten weiterverwenden willst.

  • Lassen sich Buchungen im DATEV-Format exportieren? (Sehr hilfreich bei der Zusammenarbeit mit dem Steuerberater)
    • Empfehlenswert: Mache einen Probe-Export und gebe die Daten deinem Steuerberater. Er kann dir sagen, ob auch wirklich alle Datenfelder korrekt belegt sind.
  • Lassen sich Buchungen importieren im DATEV oder CSV-Format? (Ist in der Praxis nur selten nötig, z. B. wenn Buchungen aus einer separaten Shop-Software in die Buchhaltung übernommen werden sollen)
  • Lassen sich Kunden/Lieferanten als CSV-Datei exportieren bzw. importieren? (Fachbegriffe hierfür sind: Kunden = „Debitoren“, Lieferanten = „Kreditoren“)

Steuern

  • Kann das Programm die Umsatzsteuervoranmeldung und Umsatzsteuerjahreserklärung per ELSTER ans Finanzamt übergeben? (Prinzipiell kann beides aber auch dein Steuerberater machen)
  • Kann das Programm die „Zusammenfassende Meldung“ per ELSTER abgeben? (Diese ist relevant, wenn du Kunden in der EU hast.)
  • Beherrscht das Programm die Ist- und Soll-Versteuerung bei der Umsatzsteuer?

Weiteres

  • Gibt es eine eingebaute Warenwirtschaft? (Dies ist nur relevant, wenn du Händler bist und kein separates Warenwirtschaftssystem benutzen willst)
  • Gibt es eine integrierte Lohnbuchhaltung, in der man Mitarbeiter anlegen und deren Arbeitszeiten erfassen kann? (Bietet unseres Wissens aktuell nur Lexoffice. Es ist aber ohne Probleme möglich, die Lohnbuchhaltung in einem anderen Programm zu machen und die entsprechenden Buchungen dann manuell vorzunehmen).
  • Gibt es ein integriertes Kassenbuch? (Nur relevant, wenn du mit Bargeld arbeitest)
  • Wie flexibel kann das Programm Nummernkreise verwalten? Nummernkreise werden z. B. für Rechnungsnummern benutzt; gute Programme erlauben dir verschiedene Formate wie „RE-0001“ oder „RG2020-05-01“
  • Lassen sich die Zählerstände der Nummernkreise nachträglich bearbeiten? Das kann notwendig sein, wenn du z. B. eine Rechnung manuell in Word erstellt hast und jetzt den Zähler im Buchhaltungsprogramm erhöhen willst.
  • Wie ist die Geschwindigkeit des Programms? Lange Ladezeiten können im Arbeitsalltag sehr nervig sein.
  • Gibt es nach Kündigung des Tarifs noch die Möglichkeit, lesend auf die bestehenden Daten zuzugreifen? Dies könnte bei einer späteren Betriebsprüfung eventuell hilfreich sein.
  • Gibt es Telefonsupport?

Fazit

Die Lösungen von Lexoffice und SevDesk machen den ausgereiftesten Eindruck. Beide Programme bieten einen großen Funktionsumfang und sind in den Details gut durchdacht. Hier ist das Risiko am geringsten, dass du später in eine Situation kommst, in der die Software überfordert ist.

Da aber alle hier vorgestellten Produkte eine kostenlose Testversion anbieten, ist es durchaus ratsam, die Produkte selbst zu testen und deinen Favoriten zu finden. Wir würden hierbei auf jeden Fall empfehlen, die Auswahl eines Programms auch mit deinem Steuerberater abzusprechen.