Buchhaltung für Gründer – Selber machen oder auslagern?

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Wer sich mit Unternehmensgründung beschäftigt, landet früher oder später beim Thema der Buchhaltung. Denn als Unternehmer bist du verpflichtet, Bücher zu führen – das heißt, alle geschäftlichen Transaktionen geordnet festzuhalten, sodass diese für einen Außenstehenden (z.B. Betriebsprüfer) nachvollziehbar sind.

Die wichtigsten Teilbereiche der Buchhaltung sind die Finanzbuchhaltung (FiBu) und die Lohnbuchhaltung. Obwohl die Begriffe ähnlich klingen, sind diese zwei Bereiche ziemlich verschieden.

Die Finanzbuchhaltung dient mehreren Zwecken: Einerseits verschafft sie dir einen Überblick über deine Finanzlage, andererseits dient sie auch als Grundlage für die steuerliche Gewinnermittlung, auf deren Basis dann deine Steuerlast ermittelt wird. Praktisch besteht die Finanzbuchhaltung darin, alle geschäftlichen Vorgänge zu erfassen, die mit dem Unternehmenserfolg in Verbindung stehen. Das wären zum Beispiel: Erhaltene oder verschickte Rechnungen, jede Bank- oder Barzahlung, ein aufgenommenes Darlehen, etc.

Die Lohnbuchhaltung hingegen hat das Ziel, die Lohn- und Gehaltsabrechnungen zu erstellen und aufzubewahren. Dafür müssen zuerst alle Mitarbeiter mit ihren Stammdaten erfasst werden, also Name, Geburtsdatum, Sozialversicherungsnummer, usw. Dann werden in jedem Monat die geleistete Arbeitszeit, Fehlzeiten, Zuschläge, etc. erfasst. Daraus werden dann die zu zahlenden Sozialversicherungsbeiträge und Steuern ermittelt.

Wir werden in diesem Artikel primär auf die Finanzbuchhaltung eingehen, aber am Ende folgt ein kurzer Abschnitt zur Lohnbuchhaltung.

Welche Arbeiten fallen überhaupt an

Zuerst verschaffen wir uns einmal einen Überblick über die Aufgaben, die normalerweise im Bereich der Finanzbuchhaltung anfallen. Wir unterteilen hierbei in die laufende Buchhaltung (also regelmäßig anfallende Arbeiten) und die Jahresabschlussarbeiten.

Zu den laufenden Arbeiten gehören:

  • Rechnungen (oder Angebote) schreiben
  • Belege archivieren (also z. B. eingehende und ausgehende Rechnungen)
  • Vorgänge kontieren und verbuchen (das kann man sich als Kategorisierung der Einnahme bzw. Ausgabe vorstellen, z. B. als „Umsatz“, „Miete“ oder „Zinsen“)
  • Zahlungsabgleich: Offene Forderungen mit Zahlungen abgleichen; offene Rechnungen bezahlen.
  • säumige Schuldner mahnen
  • monatliche/quartalsweise Steuererklärungen machen: Umsatzsteuer-Voranmeldung und evtl. Zusammenfassende Meldung (bei EU-Handel)

Am Jahresende fallen diese Aufgaben an:

  • Gewerbesteuererklärung
  • bei GbR / Einzelunternehmen (wenn Gewinn max. 60.000€ und Umsatz max. 600.000€):
    • Einkommensteuererklärung
    • EÜR (Einnahmenüberschussrechnung)
  • bei Personengesellschaft (außer GbR, wenn die oben erwähnten Voraussetzungen erfüllt sind) oder Einzelunternehmen (wenn die oben erwähnten Voraussetzungen nicht erfüllt sind) :
    • Einkommensteuererklärung
    • Handelsbilanz + GuV und eventuell Steuerbilanz
  • bei Kapitalgesellschaft:
    • Körperschaftsteuererklärung
    • Handelsbilanz + GuV und eventuell Steuerbilanz

Laufende Buchhaltung kann man selber machen

Die Unterschiede zwischen laufender Buchhaltung und Jahresabschluss sind relativ groß: Während das Aufstellen eines Jahresabschlusses intensive handels- und steuerrechtliche Kenntnisse erfordert, ist die laufende Buchhaltung mit Hilfe moderner Software gut selbst zu erledigen.

Wenn du beispielsweise eine Cloud-Buchhaltung wie Lexoffice benutzt, kannst du mit wenigen Mausklicks Rechnungen erstellen, die dann automatisch auch korrekt verbucht werden. Ebenso lassen sich Belege einfach per Handy-App fotografieren und einfach kategorisieren. Auch die monatliche Umsatzsteuervoranmeldung kann nahezu automatisch erledigt werden.

Wenn du natürlich überhaupt nichts mit Buchhaltung zu tun haben willst, kannst du sie komplett an fachkundiges Personal auslagern. Dies wird in den meisten Fällen der eigene Steuerberater sein, es gibt aber auch spezielle Buchhaltungsbüros, die oftmals etwas günstiger sind.

Du solltest dabei aber Folgendes bedenken: Selbst wenn du die Buchhaltung auslagerst, musst du Rechnungen immer noch selbst erstellen und dann an deinen Buchhalter bzw. Steuerberater weiterleiten (gilt ebenso für Belege). Mit einer Buchhaltungssoftware hingegen erstellst du die Rechnung und sie wird sofort automatisch verbucht. Es entsteht dir also kein großer Mehraufwand, wenn du die Buchhaltung in die eigenen Hände nimmst.

Dementsprechend wäre unsere Empfehlung, die laufende Buchhaltung selbst zu übernehmen und den Jahresabschluss dem Fachmann zu überlassen.

Welches Vorwissen man braucht

Um die laufende Buchhaltung mit einer modernen Buchhaltungssoftware zu erledigen, ist kein großes Vorwissen nötig. Trotzdem ist es natürlich nicht verkehrt, wenn du die Grundzüge des Steuersystems und der doppelten Buchführung verstehst. Für den Jahresabschluss hingegen sind tiefergreifende Kenntnisse notwendig.

Folgende Quellen können wir zur tieferen Einarbeitung empfehlen:

Buchhaltungs-Software

Um die laufende Buchhaltung zu bewältigen, brauchst du eine Buchhaltungssoftware. Moderne Programme nehmen dir einen Großteil der schwierigen Aufgaben ab und unterstützen dich beim Erstellen von Angeboten, Rechnungen, Lieferscheinen und mehr. Außerdem helfen sie dir, eingehende Belege zu kategorisieren und den Zahlungsverkehr abzuwickeln.

Desktop vs. Cloud

Für die Buchhaltung gibt es sowohl Cloud-Lösungen als auch Desktop-Programme. Vorteile bei Desktop-Software sind oftmals die Geschwindigkeit und die Unabhängigkeit von einer Internet-Verbindung. Hinzu kommt, dass die meisten Desktop-Programme seit Jahrzehnten auf dem Markt sind und dementsprechend viele Features bieten.

Cloudlösungen wiederum bieten den Vorteil, dass du von jedem Endgerät auf deine Daten zugreifen kannst. Auch werden deine Dokumente automatisch gesichert nach GoBD. Bei Desktop-Software musst du dich selbst um Datensicherung kümmern.

Empfehlungen für Anfänger

Für Anfänger kommen insbesondere Cloud-Lösungen in Frage, da sie sehr benutzerfreundlich gestaltet sind. Und da sie im Internet laufen, kann sich auch dein Steuerberater leicht einloggen und die Daten ansehen. Wir haben zur Cloud-Buchhaltung einen Extra-Artikel geschrieben.

Wenn dir Cloud-Lösungen suspekt sind, bietet sich als Windows-Programm die Software Wiso MeinBüro an. Das Programm richtet sich primär an Kleingewerbetreibende, die nur eine EÜR abgeben müssen und nicht bilanzierungspflichtig sind. Für Bilanzierer ist es aber auch einsetzbar, wenn dein Steuerberater den Jahresabschluss erledigt. Zu erwähnen ist hier auch, dass MeinBüro eine zeitlich begrenzte Lizenz ist. Du musst also jedes Jahr aufs Neue zahlen (was bei Cloud-Lösungen aber nicht anders ist).

Nachteil all dieser einsteigerfreundlichen Produkte ist, dass sich oftmals nicht alle Geschäftsvorfälle abbilden lassen, z. B. die Aufnahme eines Darlehens. Hier müsste dann der Steuerberater nachhelfen (was grundsätzlich kein Problem ist, aber eben Extra-Aufwand für den Berater bedeutet).

Empfehlungen für Fortgeschrittene (mit Buchführungs-Erfahrung)

Wenn du schon ausreichendes Buchführungswissen hast, empfehlen wir eines dieser mächtigeren Programme:

  • Monkey Office FIBU (179€ einmalig, dann 72€ jährlich)
  • Taxpool in der Version für Bilanzierer (110€ einmalig, dann 59€ jährlich)

Monkey Office besticht durch eine übersichtliche UI und einfache Bedienung. Das Programm ist in verschiedenen Ausbaustufen erhältlich, sodass optional auch Rechnungen direkt erstellt werden können. Die Buchhaltungsfunktionen lassen kaum Wünsche offen.

Taxpool hat eine weniger elegante Oberfläche, überzeugt aber mit sehr vielen praxisorientierten Features. Wer bereit ist, sich einige Tage intensiv mit dem Programm auseinanderzusetzen, finden hier ein mächtiges Werkzeug zu einem sehr günstigen Preis.

Es gibt natürlich noch viele weitere Programme; sehr bekannt ist „Lexware Buchhaltung„: Auch dies ist ein sehr leistungsfähiges Programm, aber du solltest beachten, dass es die Software in mehreren Preisstufen gibt und einige Funktionen erst in teureren Versionen enthalten sind, z. B. die „Zusammenfassende Meldung“ für die Umsatzsteuer, die erst in der Pro-Version für 500€ jährlich enthalten ist. Die Anlagenverwaltung ist sogar erst in der teuersten Variante für ~575€ jährlich dabei. Im Vergleich zu Monkey Office oder Taxpool sind das also sehr hohe Preise.

Außerdem ist in Lexware Buchhaltung keine Funktionalität zum Erstellen von Rechnungen enthalten. Hierzu müsstest du noch separat „Lexware Faktura“ erwerben oder das Gesamtpaket „Lexware Financial Office„. Taxpool hingegen kann von Haus aus Rechnungen erstellen, bei Monkey Office ist das kostenpflichtige Zusatzmodul REWE erforderlich.

Bedenke auch, dass du immer zur Einhaltung der GoBD verpflichtet bist. Während Cloud-Lösungen dir diese Arbeit weitestgehend abnehmen, bist du bei Windows-Software selbst dafür verantwortlich. Du musst also sicherstellen, dass alle Dokumente revisionssicher aufbewahrt werden.

Lohnbuchhaltung

Zusätzlich zur Finanzbuchhaltung gibt es auch noch die Lohnbuchhaltung. Hier geht es darum, Mitarbeiter und deren Arbeitszeiten zu erfassen und daraus die Steuerzahlungen und Sozialversicherungsbeiträge zu berechnen.

Das Ergebnis der Lohnbuchhaltung am Ende des Monats ist dann eine Liste mit Zahlungen, die an Finanzamt und Krankenkasse geleistet werden müssen (die Krankenkasse ist Einzugsstelle und leitet einen Teil der Beiträge dann z. B. an die Rentenversicherung weiter). Diese Zahlungen müssen dann ausgeführt und natürlich auch in der Finanzbuchhaltung verbucht werden.

Die Lohnbuchhaltung ist nahezu komplett unabhängig von der Finanzbuchhaltung. Selbst wenn du die Finanzbuchhaltung also weitgehend selbst übernimmst, kannst du die Lohnbuchhaltung ohne Probleme auslagern. Für die meisten Gründer dürfte das Auslagern der Lohnbuchhaltung der schlauste Weg sein, da sonst große Risiken bestehen, falls Fehler gemacht werden.

Auch beim Auslagern der Lohnbuchhaltung sind natürlich gewisse Aufgaben zu erledigen: Dem externen Partner (z. B. Steuerberater) muss mitgeteilt werden, wenn Mitarbeiter ein- oder austreten. Auch muss monatlich mitgeteilt werden, wie lange die Mitarbeiter gearbeitet haben, ob es Fehlzeiten gab, etc.

Falls du bereits mit einem Steuerberater arbeitest (z. B. für die Finanzbuchhaltung), dürfte es am naheliegendsten sein, ihm auch die Lohnbuchhaltung zu übertragen. Ansonsten gibt es aber auch sehr viele unabhängige Lohnbüros, die du leicht über Google finden wirst.

Eine weitere Option sind moderne Cloud-Dienste, wie z. B. Taxmaro oder „Lexoffice Lohn&Gehalt„. Taxmaro ist deutlich teurer, aber bietet dir einen Lohnbuchhalter als persönlichen Ansprechpartner.

Falls du Expertenwissen in der Lohnbuchhaltung hast, kannst du sie auch komplett in Eigenregie erledigen. Dazu kommen Programme wie „Lexware Lohn&Gehalt“ oder „Perfect Lohn und Gehalt“ in Frage. Du kannst dir gerne Testversionen dieser Programme laden, um ein Gefühl zu bekommen, wie kompliziert das Ganze ist.

(Hinweis: ‚Lexoffice Lohn&Gehalt‘ und ‚Lexware Lohn&Gehalt‘ sind zwei verschiedene Produkte, allerdings von derselben Firma)

Hier findest du weitere Infos zur Lohnbuchhaltung:

Fazit

Die laufende Finanzbuchhaltung kann man heutzutage in den meisten Fällen mit einer Cloud-Lösung gut selbst erledigen. Moderne Software unterstützt den Nutzer so gut, dass Fachwissen nicht zwingend erforderlich ist. Für den Jahresabschluss hingegen ist die Beauftragung eines Steuerberaters empfehlenswert, insbesondere wenn du bilanzierungspflichtig bist.